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Descripción Procesos de Facturas

Ventas > Facturación > Facturas de Clientes

Esta página describe los procesos clave del módulo de facturación, enfocándose en cómo los usuarios pueden realizar consultas, emitir facturas, gestionar su estado y generar reportes. La información está organizada de manera secuencial y práctica para facilitar su comprensión y uso.

1. Consultas y filtrosFiltros

En esta vistasección, los usuarios pueden realizar búsquedas específicas de Consultafacturas encontrarás

utilizando filtros avanzados. Esto permite localizar facturas de manera rápida y eficiente.

1. Filtros para búsquedas.
Disponibles:

image.pngimage.png

  • Filtro disponibles:"Texto numérico":

      Busca
    • Filtro "Abierto" el cual buscará coincidenciacoincidencias en variosID campos de información dentro del listado de facturas, podrás intentar directamente con el/ número único de factura.

    • El filtro de

      Filtro "Estatus": básicamenteFiltra esfacturas parasegún identificarsu en qué procesoestado (Iniciada, Entregada, Anulada).

      se
      • tiene
    • la

      Filtro gestión"Cliente": que se realiza sobre lasFiltra facturas por nombre de clientes.

      • Cliente.
    • EL filtro "Cliente", esEs un filtro inteligente que asugiere medidacoincidencias queal escribasescribir.

      una letra te traerá lo que tenga coincidencia indicándote si existe clientes.

    • Filtro "Canal": para filtrarFiltra facturas desegún los cliente de unel tipo de canal.canal de clientes (previamente configurados para el modelo de negocio)  (mayorista, minorista, etc.).

    • Filtro "Vendedor": para filtrar según esta información el listado.

    • Los selectores de Pedidos, Nota de Entrega, es un filtro inteligente que a medida que escribas un número el te traerá lo que tenga coincidencia indicándote si existeFiltra facturas asociadas a esosun númerovendedor asignado en específico.

    • Filtro "Pedidos" y "Notas de documentos.Entrega": Filtra facturas asociadas a un # pedido o # nota de entrega específica.

    • El filtro de

      Filtro "Productos": es un filtro inteligente que a medida que escribas se filtrará el listado de productos, pero al seleccionar uno o varios, se listarán lasFiltra facturas que contengan esosproductos productos.específicos.

    • Los

      Filtro filtrosde Fechas: Filtra facturas emitidas en un rango de fechas esespecífico. para ubicar en un períodoFecha de emisióninicio dedd/mm/aaaa lashasta facturas.Fecha Estefinal filtro ayudaría determinar las ventas mes a mes.

    dd/mm/aaaa

  • Combinación de Filtros:

      Los

    • Puedesusuarios pueden aplicar uno o varios filtros simultáneamente para refinar las búsquedas. EstoPor permiteejemplo, encontrarbuscar facturas quede cumplanun cliente específico en un rango de fechas y con múltiplesun criterios.
      • estatus
    determinado.

Presionar el ícono image.png para aplicar los parámetros

Contadores de los filtros de búsqueda, al resultado que veremos en la tabla tipo lista.

Presionar el ícono image.png para limpiar los filtros aplicados.

2. v-ChipMontos:

Estos elementos están presente para indicar tres (3) elementos en esta vista:image.pngimage.png

  • En la parte superior de la vista, se muestran contadores que indican:

    • Estatus de cobro:Cobro: Pendiente, Pagada oPagada, Pagada Parcialmente.

    • Número:mero indicade laFacturas: cantidadCantidad de facturas que están en dichoscada estatus.

    • Valor Moneda

      Monto ($ o Bs)Total: indicaSuma el monto TOTALtotal de las facturas en dichoscada estatus de(en cobro.bolívares o en dólares).

Listado de Facturas:

image.png

3.
    Listado

  • El resultado de la búsqueda se muestra en formatouna tabla,tabla con información general de Cupones.

Podrás observar un resumenresumida de las facturas, destacando algunos campos de conocimiento como lo son: # Pedido, #NE (Notas de Entregas) y elementos básicos para identificar el documento.

image.png

Hay que destacar las acciones disponibles que hay sobre las distintas facturas:incluyendo:

  • El ícono

    Número "Descarga"de tefactura.

    permitirá
    • descargar

  • Cliente.

  • Fecha de emisión.

  • Monto total.

  • Estatus.

  • Acciones Disponibles:

    • Descarga individual: Descargar una a una las factura en formato PDF para su impresión o visualización.
    • ElEditar: ícono "Lápiz" te permitirá editarModificar la informaciónfactura de(solo la factura.

    Las facturas serán editables siempre quesi el estatus lo permita.permite).

    • Un super

    Una usuario,vez siempreque las facturas sean emitidas estas, los datos de la factura no podrán ser editados, solo podrá editarser cualquieractualizada documento.de Estatus.

     

    2. CrearEmisión /de EditarFacturas

    Estaimage.png

    pantalla

    En teesta permitesección, crearlos usuarios pueden hacer click en el botón "Crear" y emitir facturas de dos maneras: 

    • Facturas simples: Cuando provienen de un pedido o editarnota facturas,de identificandoentrega informacióespecífica.
    • Facturas de origen múltiple: Cuando se facturan varios pedidos o notas de entrega de un mismo cliente).
    Campos Clave en la Emisión básicade Facturas:

    • General:

      • Fecha de emisión.

      • Estatus.

      • Cliente.

      • Pedido o nota de entrega asociada.

    • Datos del Cliente:

      • Nombre.

      • RIF.

      • Dirección.

      • Teléfono.

    • Datos de Cobranza:

      • Método de pago.

      • Tasa de cambio BCV.

      • Impuestos aplicados.

    • Productos y Totales:

      • Listado de productos facturados.

      • Subtotal, descuentos, IVA y total.

    2.1. Facturas Simples

    image.png

    • Descripción: Emisión de una factura asociada a un pedido o nota de entrega específica.

    • Proceso:

    Datos Generales
    1. Seleccionar el cliente principal o cliente sucursal dependiendo sea el caso
    2. Indicar el Pedido o nota de entrega existente al que estará asociada la factura.
    3. Verificar los campos requeridos:

        • Fecha de emisión: Esta la genera el sistema por defecto el día que se este emitiendo la factura.

        • Estatus de facturación: Por defecto, "Iniciada"

    image.png

    Datos del Cliente
    • Datos del cliente: Nombre, RIF, dirección de facturación, teléfono

    Los Datos del Cliente se autocompletan al seleccionar el Nombre del Cliente

    image.png

    Datos de Cobranza

    image.png

    • El usuario deberá indicar la Tasa de cambio del día de emisión de la factura

    • Los datos: Convenio de pago, Método de pago, Lista de Precio se completaran con los indicados en la Nota de Entrega o Pedido seleccionado previamente
    • Los campos: Tasa de Cambio, Impuesto, Estatus de pago, deben ser indicados y verificados por el usuario. Además puede colocar como campo adicional no requerido una "Fecha estimada y Monto estimado de Pago" para la factura a emitirse.
    Productos a Facturarse 

        • Productos a facturar: Estos productos se enlistan según como se hayan emitido en el Pedido o Nota de Entrega seleccionada previamente.

        • Se mostraran las cantidades y subtotales de productos a ser facturados.

        • Podrán ser eliminados los productos que no se deseen incluir en la factura haciendo click en el icono de Papelera
        • El suich en color azul indicara cuando haya un nuevo precio actualizado posterior a la emisión del Pedido o Nota de Entrega, lo que da la posibilidad al usuario de actualizar ese producto para ser facturado a el nuevo precio existente en el sistema. 

    Podrá ordenar la visualización del listado por: Nombre, Código de producto, Cantidad, Precio, Descuentos, Monto subtotal para una mejor verificación.

    image.png

    Totalización de la Factura

        • Montos (subtotal, descuentos, IVA, total). Esto se mostraran en ambas monedas tanto en bolívares como en dólares.

    Luego de haber comprobado los datos del cliente, procedencialos datos de cobranza, los productos a facturar yla totalización de la facturada, hacer click en el botón Crear para emitir la factura.

    Una vez emitida, impresa y otraentregada, informaciólos datos de la factura no podrán agrupadaser enmodificados. tresEn (3)caso secciones,de comoalgún loerror, son:esta Dirección,debe Contactosser anulada y Documentos.se procederá a emitir una nueva factura.

    2.2. Facturas de Origen Múltiple

    Completaimage.png

    todos

    • Descripción: Emisión de una factura que agrupa varios pedidos o notas de entrega de un mismo cliente o sus sucursales.

    • Proceso:

      1. Seleccionar el cliente.

      2. Seleccionar múltiples pedidos o notas de entrega pendientes de facturación.

      3. Completar los campos requeridos para(igual crearque oen editarlas unafacturas simples).

      4. Validar y emitir la factura.

      •  

    3. Gestión de Facturas

    En esta sección, los usuarios pueden gestionar las facturas emitidas, incluyendo la edición, actualización de estatus y descarga.

    3.1. Edición de Facturas

    • GENERALDescripción: Modificar una factura existente (solo si el estatus lo permite).

    • image.pngCasos de Uso:

      • Fecha de

        Corregir Emisiónerrores ().en los datos del cliente o productos.

      • Estatus

        Aplicar descuentos adicionales.

    • Consideraciones:

      • Las facturas solo son editables si su estatus lo permite (por defectoejemplo, Iniciado)"Iniciada").

      • Cliente
      ()
    • Sucursal ()
    • Pedido ()
    • DOC Origen ()
    • Notas de Entrega ()
    • Fecha de Entrega ()
    • Fecha de Pago ()
    • Notas de Crédito ()
    • Observaciones ()

    DATOSUna DELvez CLIENTE

    emitida,

    image.png

    impresa
      y
    • Nombre ()
    • Razón Social ()
    • Número de Documento ()
    • Teléfono Principal ()
    • Dirección ()
    • Agente de Retención

    DATOS DE COBRANZA

    image.png

    • Convenio de Pago()
    • Método de Pago ()
    • Precio ()
    • Tasa de Cambio()
    • Impuesto ()
    • Estatus de Pago ()
    • Descuento ()
    • Fecha estimada de pago ()
    • Monto estimado a pagar ()

    PRODUCTOS Y TOTALES

    image.png

    • Al presionar SELECCIONAR obtendrás el catálogo de productos que existe en el sistema, desde ahí podrás ubicar, escogerentregada, los productos que deseas facturar.image.png
    • Código ()
    • Descripción ()
    • Descuento ()
    • Cantidad Facturada ()
    • Cantidad ()
    • Subtotal()

    Siempre por línea podrás ver el subtotal (precio unitario * cantidad) y el descuento correspondiente si aplica.

    Al final siempre tendrás el detallado del totaldatos de la factura enno Bspodrán ser modificados. En caso de algún error, esta debe ser anulada y $.se procederá a emitir una nueva factura.

    3.2. ExportarActualización de Estatus

    • Descripción: Actualizar el estatus de una factura (por ejemplo, cambiar de "Iniciada" a "Pagada").

    • Casos de Uso:

      • Registrar la entrega de una factura.

      • Anular una factura por devolución o error.

    3.3. Descarga de Facturas

    • Descripción: Descargar facturas en formato PDF para impresión o envío al cliente.

    • Opciones:

      • Descarga individual: Descargar una factura específica.

      • Descarga masiva: Descargar varias facturas seleccionadas en un solo archivo ZIP.

    4. Exportación y Reportes

    DeEn muchasesta formassección, vaslos ausuarios poderpueden obtenerexportar informaciódatos y generar reportes para facilitar la gestión financiera y contable.

    4.1. Exportación de lasDatos
    facturas,
      exportar

    • Descripción: Exportar el listado de facturas a un archivo de ExcelExcel.

      toda
      • la

    • Casos de Uso:

      • Compartir información con el departamento contable.

      • Realizar análisis financieros externos.

    4.2. Generación de Reportes

    • Descripción: Generar reportes detallados o resumidos sobre las facturas emitidas.

    • Tipos de Reportes:

      • Libro de Ventas: Reporte mensual de todas las facturas emitidas, requerido para presentar ante el SENIAT.

      • Reporte de Facturas en formato general: Detalle de las facturas emitidas con una segmentación especifica en un período específico utilizando los filtros.

      • Reporte de Facturas en formato con detalle de producto: Detalle de los productos facturados en un período específico.

    5. Consideraciones Finales

    • Precisión de los Datos: Verifique que selos tienedatos almacenada.del cliente, productos y montos sean correctos antes de emitir una factura.

    • DeTrazabilidad: Todas las facturas emitidas quedan registradas en el sistema, permitiendo su consulta y auditoría en cualquier momento.

    Conclusión

    Esta nueva estructura organiza los procesos de facturación de manera secuencial y clara, permitiendo a los usuarios entender y utilizar el módulo de facturación de manera eficiente. Desde la mismaconsulta forma,y seemisión podráde exportarfacturas hasta la gestión y generación de reportes, esta documentación proporciona una guía completa para optimizar el LIBROuso DEdel VENTA, para lo cual sugerimos realizarlo por mes para poder hacer la debida contabilidad.sistema.

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