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Glosario de Términos: Definición de términos fiscales y técnicos.

Este glosario define los términos más importantes relacionados con el Módulo de Facturación, los documentos fiscales, las normativas del SENIAT y los procesos clave del sistema. Su objetivo es facilitar la comprensión de los usuarios y garantizar que todos los conceptos clave estén claramente explicados.

1. Documentos Fiscales

  1. Factura:

    • Documento fiscal que registra una transacción comercial entre un vendedor y un comprador. Incluye detalles como los productos o servicios vendidos, los montos, los impuestos aplicables y los datos fiscales de ambas partes.

  2. Nota de Crédito:

    • Documento fiscal que se emite para corregir o anular una factura previamente emitida. Se utiliza en casos de devoluciones, descuentos posteriores a la facturación o errores en la factura original.

  3. Nota de Débito:

    • Documento fiscal que se emite para incrementar el monto de una factura previamente emitida. Se utiliza en casos donde hay cargos adicionales que no fueron incluidos en la factura original (ej: fletes, intereses).

  4. Orden de Entrega / Guía de Despacho:

    • Documento que ampara el traslado de bienes muebles que no representan ventas. Debe incluir la expresión "sin derecho a Crédito Fiscal" y los datos del receptor de los bienes.

  5. Comprobante de Retención:

    • Documento emitido por los agentes de retención que detalla el monto retenido de una factura o nota de débito. Incluye datos como el período de imposición, la base imponible y el monto del impuesto retenido.

  6. Libro de Ventas:

    • Registro contable donde se detallan todas las facturas emitidas por una empresa en un período determinado. Es un documento fiscal requerido por el SENIAT para auditorías y declaraciones tributarias.

2. Campos y Elementos de una Factura

  1. ID de Factura:

    • Identificador único asignado a cada factura emitida por el sistema. Este número es utilizado para rastrear y consultar la factura en el sistema.

  2. Número de Control:

    • Número único impreso en la factura que permite su identificación y validación ante el SENIAT. Es generado automáticamente por el sistema.

  3. Fecha de Emisión:

    • Fecha en la que la factura fue generada y emitida por el sistema. Debe seguir el formato DDMMAAAA (día, mes, año).

  4. Hora de Emisión:

    • Hora en la que la factura fue generada. Debe seguir el formato HH.MM.SS (hora, minutos, segundos) y especificar si es a.m. o p.m.

  5. Cliente:

    • Entidad o persona a la que se le emite la factura. Incluye información como nombre, RIF y dirección.

  6. Productos/Servicios:

    • Listado de los productos o servicios incluidos en la factura, con sus respectivos precios y cantidades.

  7. Monto Total:

    • Suma total de la factura, incluyendo impuestos y descuentos.

  8. Impuestos:

    • Detalle de los impuestos aplicados a la factura, como el IVA.

  9. Descuentos:

    • Reducciones en el monto total de la factura, aplicadas por promociones o acuerdos comerciales.

  10. Tasa de Cambio BCV:

    • Tasa oficial de cambio publicada diariamente por el Banco Central de Venezuela (BCV). Se utiliza para convertir montos en dólares a bolívares en las facturas.

  11. Base Imponible:

    • Monto sobre el cual se calculan los impuestos (ej: IVA). Corresponde al valor total de los productos o servicios vendidos, menos los descuentos y montos exentos.

3. Configuraciones y Funcionalidades del Sistema

  1. Series de Facturación (Serie A, Serie B, Serie C, etc.):

    • Mecanismo utilizado para identificar y diferenciar las facturas emitidas por diferentes sucursales o sedes de una misma empresa. Cada serie está asociada a un sufijo (ej: A, B, C) que se agrega al número de factura, permitiendo que cada sucursal facture de manera independiente mientras se mantiene un control centralizado.

    • Ejemplo: Si una empresa tiene tres sucursales, puede configurar:

      • Serie A para la sucursal principal.

      • Serie B para la primera sucursal.

      • Serie C para la segunda sucursal.

    • El sufijo de la serie es editable en el sistema, lo que permite adaptarlo a las necesidades específicas de la empresa.

  2. Estado de la Factura:

    • Indica el estado actual de una factura en el sistema. Los estados comunes incluyen:

      • Pendiente: La factura ha sido creada pero no ha sido emitida.

      • Emitida: La factura ha sido generada y está lista para ser enviada al cliente.

      • Anulada: La factura ha sido cancelada y ya no es válida.

  3. Validación Automática:

    • Proceso mediante el cual el sistema verifica la exactitud de los datos fiscales antes de emitir un documento. Incluye la validación del RIF, cálculos de impuestos y tasas de cambio.

  4. Formato de Facturación Forma Libre:

    • Formato de impresión de facturas que permite personalizar los campos que aparecerán en el documento. Es útil para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa.

  5. Trazabilidad:

    • Capacidad del sistema para rastrear y registrar todas las operaciones realizadas, garantizando que los datos fiscales sean inalterables y estén disponibles para auditorías.

  6. Integridad de los Registros:

    • Garantía de que los datos fiscales no han sido modificados o alterados después de su registro. Es un requisito clave para el cumplimiento normativo.

  7. Interfaz de Programación de Aplicaciones (API):

    • Conjunto de protocolos y herramientas que permiten la integración del módulo de facturación con otros sistemas o plataformas.

  8. Memoria Fiscal:

    • Registro electrónico que almacena todos los datos fiscales generados por el sistema. Es un requisito del SENIAT para garantizar la conservación y accesibilidad de los registros.

4. Normativas y Procesos Fiscales

  1. RIF (Registro de Información Fiscal):

    • Número único asignado por el SENIAT a personas naturales y jurídicas para identificarlas ante el fisco. Es obligatorio incluirlo en todos los documentos fiscales.

  2. IVA (Impuesto al Valor Agregado):

    • Impuesto indirecto que grava el consumo de bienes y servicios. En Venezuela, el IVA general es del 16%, y debe ser calculado y desglosado en las facturas.

  3. Homologación:

    • Proceso mediante el cual el SENIAT verifica y aprueba un sistema informático para la emisión de documentos fiscales. Incluye la revisión de las funcionalidades del sistema y su cumplimiento con las normativas fiscales.

  4. Providencia Administrativa:

    • Normativa emitida por el SENIAT que establece los requisitos y condiciones para la emisión de documentos fiscales y la homologación de sistemas informáticos.

  5. Declaración Jurada:

    • Documento legal en el que una persona natural o jurídica declara bajo juramento que la información proporcionada al SENIAT es veraz y completa.

  6. Sujeto Pasivo:

    • Persona natural o jurídica obligada al pago de impuestos. En el contexto de la facturación, es el emisor de la factura.

  7. Auditoría Fiscal:

    • Proceso de revisión realizado por el SENIAT para verificar el cumplimiento de las obligaciones tributarias de una empresa.

  8. Portal Fiscal:

    • Plataforma en línea del SENIAT donde los contribuyentes pueden realizar trámites, presentar declaraciones y consultar información fiscal.

5. Términos Relacionados con las Providencias 102 y 121

  1. Medios Digitales:

    • Sistemas informáticos o plataformas electrónicas utilizadas para la emisión de facturas y otros documentos fiscales, según lo establecido en la Providencia 102.

  2. Imprenta Digital:

    • Entidad autorizada por el SENIAT para asignar números de control a los documentos fiscales y garantizar su validez.

  3. Número de Control:

    • Número único asignado por una imprenta digital a cada documento fiscal. Es obligatorio para la validación de facturas, notas de crédito y débito.

  4. Contingencia:

    • Situación en la que un sujeto pasivo no puede emitir facturas de manera digital debido a fallas técnicas (ej: falta de electricidad, fallas en internet). En estos casos, se permite el uso de formatos físicos con la palabra "contingencia" en el número de control.

  5. Revocatoria de Autorización:

    • Proceso mediante el cual el SENIAT retira la autorización a un proveedor de sistemas informáticos o una imprenta digital por incumplimiento de las normativas fiscales.

En el contexto del Módulo de Facturación de Franchising Cloud, es importante destacar que no se realiza facturación digital en este momento. Por lo tanto, los términos y conceptos relacionados con la facturación digital, como los medios digitales, las imprentas digitales y los números de control asignados por imprentas digitales, no aplican al sistema actual.

El sistema está diseñado para la facturación tradicional, cumpliendo con todas las normativas fiscales del SENIAT aplicables a este tipo de emisión de documentos. En caso de que en el futuro se implemente la facturación digital, se actualizará la documentación correspondiente para reflejar estos cambios.

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